Hoshin Kanri

Escrito por Mario Granados. Posted in Uncategorised

 

Para lograr la productividad con las personas y hacer realidad el sueño de la organización usted dispone ahora de un método (Hoshin Kanri), práctico y sencillo que deberá aplicarse en principio a nivel general con toda la organización y en forma progresiva y permanente en los procesos del día a día que se desarrollan en cada área.


HOSHIN KANRI


La expresión original en japonés para administración por políticas es:

"HOSHIN KANRI"

El término Hoshin proviene de dos palabras chinas:


HO:

Significa proceso, método, forma, manera, camino, estrategia, pasos...


SHIN:

Significa sueño, aguja brillante, brújula, meta, objetivo, luz, faro, fin...


KANRI:

Significa gerencia, control, conciencia (diseñar, hacer, educar y ejecutar, verificar gráficamente, ajustar, mantener, corregir, mejorar, normalizar y asegurar).


En forma literal, la traducción de Hoshin Kanri al español sería:


"Metodología para establecer, implantar y controlar el direccionamiento estratégico"


Este sistema fue desarrollado para identificar e implantar estrategias fundamentales de cambio en procesos críticos de las empresas.

La definición de HOSHIN KANRI que se aplica en la metodología para la formación de Líderes Omega y Equipos de Alto Desempeño, es la siguiente:


"Proceso para establecer, alcanzar y hacer conciencia del sueño".


El Hoshin Kanri como proceso dinámico contempla los aspectos que se enumeran a continuación:


A. PARA TODA LA ORGANIZACIÓN:


A continuación se presentan nueve elementos que permiten la gerencia del día a día para lograr la productividad con las personas:


1.0 SUEÑO:


Los líderes a lo largo de la historia, inspirados en un sueño han tenido la capacidad para compartir la imagen de futuro que se desea crear.  Cuesta concebir una nación, una organización, una familia o un individuo que haya alcanzado cierta grandeza sin sueños, sin haber reclutado a otros en torno a un ideal, logrando identidad compartida y generando sentido de pertenencia.

Al igual que la mayoría de las funciones creativas, los sueños se alojan en el hemisferio derecho del cerebro junto a la pasión, la imaginación y las emociones.  El sueño es un estado ideal que brinda vigor, visión y dirección.  El sueño anota Facundo Cabral es "Un instinto que nos lleva al triunfo, es una manera poética de intuir".

El doctor Martin Luther King, Jr. dijo: "Albergo un sueño"; no dijo "tengo un plan estratégico", el sueño de la igualdad racial del cual hablaba era un estado deseado y difícil de alcanzar, pero llegó al corazón de la gente y suscitó una respuesta que cambió la histria de una nación.

Soñar es tener la ilusión de creer que lo imposible es posible, por eso "toma tu tiempo y sueña", soñar es desear un mundo mejor, es retomar la esperanza, es creer que el amor se pinta en el horizonte y que es posible alcanzar una estrella.


"Es preferible vivir de sueños que morir sin ellos"

 

2.0 PRINCIPIOS O VALORES:


Escuché alguna vez que "Es más importante ser feliz que ser importante"; me pregunté: ¿qué es lo que le da sentido a la existencia?, leí entonces la obra de Viktor E. Frankl y descubrí como el hombre desposeido de todo en este mundo, todavía puede encontrar la felicidad, si es capaz de amar en libertad.

Los valores nos protegen de generar sueños poco éticos y aunque no marcan el camino permiten darle coherencia a las acciones, es por esto que al retomar principios fundamentales como el derecho a la vida, la humildad por el aprender, el amar, la honestidad, el humor y el dejar huella intuimos la rectitud del camino que debemos recorrer. Los valores generan una cultura corporativa y definen el tipo de seres humanos que se desean formar para alcanzar el sueño propuesto.

Existen los valores vectores los cuales se desprenden de los principios universarles y deben guiar cualquier proyecto político, social, educativo, empresarial, familiar, en la relación de pareja y personal.  El estudio y apropiación de estos valores protegen de desvios no éticos cualquier quehacer humano:

A partir de estos Valores Vectores cada proyecto puede asumirlos o generar en concordancia unos Valores Rectores que le dan identida propia a cada proyecto.

Buscando una propuesta universalmente aplicable a cualquier organización política, personal y social proponemos como camino a seguir la CONSIGNA la cual recoge los principios fundamentales para construir el futuro del hombre en donde se enfatiza la EXCELENCIA como el principal valor que debe guiar el derrotero de todas las acciones.


"La gente no es por lo que es sino por lo que se recuerda de ella"

 

3.0 LAS POLÍTICAS (SHIN):


Se desprenden del análisis del sueño, nos permiten identificar e implementar las estrategias fundamentales o grandes cómos que se deben desplegar en el proyecto u organización.  Un sueño sin acción es simplemente un sueño, una acción sin sueño carece de sentido; un sueño puesto en práctica puede cambiar el mundo.


La política, del griego πολιτικος (pronunciación figurada: politikós, «ciudadano», «civil», «relativo al ordenamiento de la ciudad»), es el proceso por el cual se lleva a la práctica el ideal definido de una forma ordenada y consistente.

Éste se orienta ideológicamente hacia la toma de decisiones para la consecución de los objetivos de un grupo en asuntos públicos o privados. La ciencia política es una ciencia social que estudia dicha conducta de una forma académica utilizando técnicas de análisis político; los profesionales en esta ciencia adquieren el título de politólogos, mientras quienes desempeñan actividades profesionales a cargo del Estado o se presentan a elecciones se denominan políticos. El término fue ampliamente utilizado en Atenas a partir del siglo V antes de Cristo, en especial gracias a la obra de Aristóteles titulada, precisamente, Política. El mismo Aristóteles definía al ser humano como un ser político. También se la ha definido como la comunicación dotada de un poder, relación de fuerzas o como el arte de lo posible. Por extensión y de acuerdo al contexto, el concepto de política puede referirse también a la actividad de gobernar o conducir otras instituciones sociales menores y no necesariamente públicas, como por ejemplo una empresa, confederación, instituto, cooperativa o familia.

Con respecto al enfoque gerencial de "Administración por políticas", que busca mediante un proceso participativo, establecer, implementar y posteriormente auto controlar los objetivos fundamentales de la organización originados desde la alta gerencia, al igual que garantiza los medios correspondientes y los recursos necesarios que aseguran que dichos objetivos serán alcanzados en todos los otros niveles de la organización.

El sistema fija a partir del plan estratégico a largo plazo, los objetivos y políticas estratégicas, administrativas y operativas anuales de la alta dirección y luego implantarlas a toda la organización para que cada unidad, área, equipo o departamento defina la forma y metas particulares con que cada uno de ellos va a contribuir al logro de esos objetivos.

En este contesxto, política significa unos objetivos y unos medios para lograrlos.

La implementación o despliegue es el proceso por medio del cual toda la organización conoce, participa y trabaja en el cumplimiento de los planes estratégicos. Alinea la organización con cambios del ambiente externo.  Traduce los retos en un pequeño conjunto de brechas estratégicas que deben cerrarse movilizando a toda la organización para cerrarlas, utilizando el ciclo PHVA.

Este es un proceso gerencial destinado a asegurar el éxito del proyecto a partir de estructurar el plantemiento y el control de la gestión, alrededor de las custiones críticas del mismo. Algunas de sus características principales son:

  • Soportar un sistema de planeamiento capaz de relacionar efectivamente los planes de largo plazo o estratégicos con el plan anual y con el seguimiento de los procesos fundamentales que hacen al día a día de la empresa.

  • Concentrarse en los pocos objetivos críticos para el éxito. Integrar la calidad en la gestión empresarial.

  • Incorporar los indicadores financieros del negocio y relacionarlos con las mediciones fundamentales de los procesos.

  • Generar una interacción progresiva entre los distintos niveles alrededor de cómo se alcanzarán los objetivos y qué se deberá medir para asegurar el cumplimiento, por medio de un diálogo de doble vía.

  • Hacer evidente la contribución real de las personas al cumplimiento de los objetivos a nivel individual y organizacional.

  • Asegurar el progreso a través de revisiones periódicas. Asignar claramente las responsabilidades en relación con las metas y los procesos.

  • Comunicar a todos dentro de la empresa las políticas de la compañía.

 

El Hoshin Kanri una serie de sistemas, formularios y reglas que impulsan a los miembros de los proyectos a analizar situaciones, crear planes de mejoramiento, llevar a cabo controles de eficiencia y tomar las medidas necesarias, resultando como beneficio principal el que todos enfocan sus esfuerzos hacia los aspectos claves para alcanzar el éxito.

Es una herramienta gerencial destinado a asegurar el éxito de un negocio a partir de integrar la administración de los procesos fundamentales del mismo (la supervivencia actual) con el Plan Estratégico y el Plan Anual (la viabilidad futura). Integra la calidad a la gestión empresaria a la vez que conduce a enfocar los procesos verdaderamente críticos

En síntesis, es un método que conjuga toda la energía organizacional para dar efectivamente las respuestas necesarias hoy que permitan atender las necesidades presentes y las futuras de la empresa, utilizando toda la potencialidad humana.


El proceso Hoshin Kanri es el siguiente: Una vez definidos los objetivos estratégicos anuales, el procedimiento es el siguiente:


1. Se definen las estrategias (actividades básicas) necesarias para llevar a cabo el objetivo.

2. Se descomponen de acuerdo con la estructura organizacional.

3. Se distribuyen los subelementos de las actividades a las diversas áreas de la organización.

4. Cada área determina sus metas y debe trazar y desarrollar los planes para lograr los objetivos asignados.


De esta forma, los planes son transmitidos a los niveles inferiores de la organización descomponiéndose en cada nivel de la jerarquía hasta que alcancen el punto donde las acciones a ejecutar aparezcan con claridad.

Entonces, entre las personas responsables de ponerlos en práctica, se decide qué recursos se requieren y los cronogramas a seguir.

Las acciones planteadas se documentan con el mayor detalle posible para asegurarse que sean comunicadas con precisión

Al definir las acciones se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Se debe establecer la diferencia entre lo que debe hacerse y lo que sería agradable o ideal hacer. Los recursos son limitados y es imposible hacer todo lo que nos gustaría que se hiciera.

  • Aclarar las restricciones sobre los recursos disponibles (personas, dinero, materiales y equipo) e investigar los métodos factibles bajo esas restricciones. El método que se considere más factible, después de varias evaluaciones, será el que se implemente.

  • Se deben diseñar los métodos de seguimiento para verificar y evaluar si las acciones se están ejecutando y son efectivas o para incorporar los ajustes que sean necesarios.

  • Se debe buscar un buen balance entre las metas y los recursos. Es contraproducente fijar unas metas inalcanzables por falta de recursos.

  • Los recursos materiales son generalmente limitados, pero las capacidades humanas no lo son. Como el mejoramiento siempre es posible, se debe buscar constantemente el desarrollo de las capacidades de las personas.

 "Descubrimos que la felicidad no es un estado al cual se llega, sino un camino por el cual se va"

 

4.0 INDICADORES DE GESTIÓN:


A cada política o macro objetivo se le definen sus indicadores de gestión partiendo del principio de los pocos vitales; estos deben ser graficados para realizar el seguimiento, se convierten en el punto de referencia para medir el avance frente a las metas propuestas.

Un gráfico de línea aislados subiendo en el fondo blanco Foto de archivo - 4361228

"Medir para mejorar, mejorar para medir"


5.0 DETERMINACIÓN DE FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO:


Se refiere a los procesos, acciones, recursos y elementos que se deben cuidar especialmente para garantizar el éxito en la gestión; éstos deben ser priorizados a través del principio de Vilfredo Paretto:



A partir de los elementos anteriores debemos definir con base en el sueño cuáles son los factores a cuidar con especial atención porque éstos determinarán el éxito de nuesta gestión, es importante que toda la organización los conozca y comprenda.

"La única constante en el universo es el cambio, por lo tanto las constantes no existen"


6.0 APLICAR LA MATRIZ DOFA:


Fortalezas, áreas de mejoramiento, oportunidades y amenazas.


matriz_dofa

Es una herramienta para explorar el proyecto al interior y al exterior del mismo frente a la competencia, al mercado, a las políticas, a los indicadres y a las estrategias actuales. El objetivo de esta matriz es realizar un mapa sobre el cual se muevan las acciones estratégicas; las fortalezas son para optimizarlas; las áreas de mejoramiento son para convertirlas en fortalezas; las oportunidades son para aprovecharlas y las amenazas para establecer planes de contingencia y control.

"Cuando Dios nos quiere ocultar las cosas, nos las pone frente a los ojos"


8.0  CLIENTES:


Enfoque al sistema cliente - proveedor: Lograr la lealtad del cliente implica generar lazos permanentes a través de una relación centrada en principios, es por esto que nos atrevemos a decir que debemos tratar a nuestros clientes y proveedores como sifueran nuestros amigos y preguntarnos permanentemente ¿que haríamos por un amigo?


"No hay mejor hermano que un amigo"

 

 

9.0  BENCHMARKING:


Referenciación competitiva: Es aprender humildemente de los demás, a través de la comparación continua midiendo productos, servicios y procesos frente al competidor más fuerte o con las organizaciones reconocidas como líderes, comprendiendo que para hacerlo debemos abrir también nuestras puertas para que otros aprendan de nosotros.


BenchMarking

"Quien más aprende es el que enseña"


 

10.0  INDICADORES DE GESTIÓN Y LISTAS DE CHEQUEO:


Toda la operación se controla a través de Indicadores de Efectividad (Eficacia y Eficiencia); estos se convierten en lístas de chequeo a las cuales se les definen los niveles de seguimiento, autonomía y empoderamiento, alcanzando mapas de control operativo.


"Has lo mejor que puedas con lo que Dios te dio"


 


B. PARA CADA UNA DE LAS POLÍTICAS:


Para la implementación del HOSHIN KANRI se debe precisar para cada política o macro objetivo:


 

PASO 1


Precisar el Área Clave de Responsabilidad que es la definición del encargo o estado deseado determinando el proceso a desarrollar en cada área apuntando al sueño de la organización.


 

PASO 2


Definición y priorización de clientes a partir del Área Clave de Respnsabilidad.


 

PASO 3


Levantamiento de los requerimientos de los clientes en términos de:

Calidad: entendida como cumplir especificaciones.

Costo: en función del valor agregado.

Servicio: entendido como la oportunidad personal de cada uno de los que tienen contacto directo o indirecto con el cliente.

Grarantía: el esfuerzo y acompañamiento en la post venta y las implicaciones ecológicas de productos y procesos. Estos se convierten en indicadores.


 

PASO 4


Medir el grado de satisfacción del cliente aplicando siempre el criterio de Vilfredo Pareto, economista italiano que centraba su atención en el concepto de los pocos vitales contra los muchos triviales.  Los primeros se refieren a aquellos factores que repreentan la parte más grande o el porcentaje más alto de un total. Mientras que los segundos son aquellos numerosos factores que representan la pequeña parte restante y graficando los resultados.


 

PASO 5


Directrices estratégicas: se refiere a los lineamientos definidos por la alta dirección para encauzar el proceso, son las políticas, valores corporativos y grandes estrategias a tener en cuenta para gerenciar el proceso.


 

PASO 6


Normas: estas se van construyendo en la medida que se domina el proceso; deben ser aseguradas para garantizar la efectividad del sistema.


 

PASO 7


Asegurar y certificar a los proveedres y precisar la eficacia que estos deben tener para que el proceso se pueda controlar.


 

PASO 8


Desarrollar el talento humano: entendiendo que la calidad de los productos y los servicios es el reflejo de la calidad personal de quienes lo generan.  Es por esto que se debe comprender la principal responsabilidad de la gerencia como es... "Crear un equipo humano, liderado en y por auto estima, con niveles de autonomía, centrado en principios y orientado al sueño recordando lo que Simón Bolivar dijo: Si el pueblo no nos ama nada haremos".

Para desarrollar el talento humano se debe tener en cuenta que la excelencia y la productividad de las personas están en función de varios factores que se sintetizan en la siguiente ecuación:


Pf: C x C x A (EA x NP x NI x IT x BC x EL x DI x AI)


PF Productividad es función de:

C: Conocimientos que se adquieren.

C: Competencias que se desarrollan.

A: Actitudes que se mantienen, corrigen o cambian.

EA: Enseñanza - Aprendizaje que se posibilite por parte del líder y de la estructura.

NP: Nivel de participación en los proyectos, procesos y cambios que comprometen, especialmente en los cómos de realización.

NI: Nivel de información pertinente que recibe sobre la organización, el estado de avance de los procesos entre otros.

IT: Ingeniería del Trabajo. Se refiere a todas las condiciones ambientales, ergonómicas, que generen ambiente favorable para un desempeño correcto, es decir, sin reprocesos y con permanente valor agregado.

BC: Balance de consecuencias. Para potenciar, corregir o mantener el desempeño.

EL: Estilo de liderazgo.

DI: Desarrollo integral en función del mejoramiento de la calidad de vida y la felicidad.

AI: Actitudes de mejoramiento inconscientes que se desarrollen a través del proceso de enseñanza - aprendizaje, la coherencia de los líderes y las posibilidades de desarroll de las personas.

Ejemplos de estas actitudes son:


  • Observación: no se ve bien sino con el corazón, lo esencial es invisible a los ojos.

  • Sonreír: actitud mental positiva.

  • Humildad.

  • Amistad.

  • Proactividad.

  • Mejoramiento continuo.

  • Servicio.

  • Tolerancia.

  • Liderar con el ejemplo.

  • Sentir orgullo por el logro de otros.

  • Trabajar en equipo.

  • Énfasis en los pocos vitales.

  • Orientación hacia el proceso.

  • Equidad.

  • Administración participativa.

  • Respeto por los demás, concebido como el permitir y posibilitar el desarrollo real.

  • Buscar la paz a través de la construcción de un proyecto nación en el cual la democracia participativa, la calidad de vida y la felicidad sean una esperanza con la cual nos comprometamos para así comprender la libertad.


PASO 9

Análisis, evaluación, definición de recursos: considerar las 11 Ms


Materiales

Máquinas

Métodos

Mano de obra

Medio ambiente

Mercado

Moral

Motivación

Mediciones

Mejoramiento Continuo

Management


PASO 10


Definir los límetes del macroproceso (inicio y finalización). Desarrollar el macroflujo del proceso el cual debe ser conocido y comprendido por toda la organización.

 

PASO 11


Precisar para cada etapa del proceso los indicadores de eficiencia prtinentes que se pueden convertir en listas de chequeo.


 

PASO 12


Análisis de los cuellos de botella. Tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. Macroproceso.

b. Identificación de procesos críticos.

c. Identificación de sub procesos críticos.

d. Identiticación de tareas críticas.


PASO 13


Diseño de S.O.L (Sistemas Operacionales por Labor): para desarrollarlos se debe involucrar a las personas que ejecutan el proceso porque "Quien más conoce del proceso, es quien lo realiza"; se clarifica el mismo, se escuchan sugerencias de mejoramiento y a partir de esto se realiza una hoja en la cual se incluye: Nombre de la operación, responsable, material necesario, pasos a seguir, manejo post labor, items de control, fallas y acciones correctivas. Posteriormente se realiza un entrenamiento para los que van a desarrollar el sistema, se implementa y se realiza seguimiento hasta probar con resultados gráficos el mejoramiento.


 

PASO 14


Estandarizar: garantiza el mantenimiento y mejoramiento del proceso definiendo por escrito los criterios o normas que deben seguirse cada vez que se realice.


 

PASO 15


Eliminar cuellos de botella.


 

PASO 16


Regresar al paso 4 y reiniciar ciclo.


NOTA:  Es preciso que cada área sea responable del desarrollo del proceso, ya que la sinergia entre ellas hará posible alcanzar el sueño de la organización.