Gerencia por procesos

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MANUAL DE GERENCIA POR PROCESOS

(ESTILO DEL CASTOR)

PASO A PASO PARA SER IMPLEMENTADO


¿CÓMO HACER QUE TODO FUNCIONE PERFECTO?


IMPLEMENTANDO LA GERENCIA POR PROCESOS


 

PASO 1:

INICIO O (SHAKE DOWN)

 

A. Comprender los siguientes conceptos:

     1. El poder de una visión.

     2. Paradigma.

     3. Pioneros de paradigmas.

     4. Cultura.

 

B. Tomar el diplomado en Liderazgo Omega y Equipos de Alto Desempeño; comprender el Gung Ho y las Herramientas de Alta Gerencia tales como MBA (Materias Básicas de la Administración); Administración Efectiva del Tiempo; Ruta de la Calidad o T.Q.C entre otras.

Sensibilizarse en los valores rectores de Excelencia, Humildad, Trabajo en Equipo, Pasión y Honor para el mejoramiento de la productividad y la competitividad.

 

 

C. Iniciar el proceso de sensibilización, conformación del Equipo de Alto Desempeño para el direccionamiento del proceso y la aplicación de la metodología, se escogen dos horas semanales para la realización de las reuniones.

 

LAS TAREAS EN ESTA ETAPA SON:


1. Conformar el Equipo de Alto Desempeño.

2. Capacitación en las Herramientas de alta gerencia.

3. Iniciar un proceso de Pensamiento Estratégico (ESPÍRITU DE LA ARDILLA)  que tiene como objetivo mejorar la productividad, calidad, el grado de satisfacción del cliente con el servicio y disminuir los costos de operación entre otros a través de una efectiva Gerencia de Procesos.   

4. Medir y mejorar la productividad.

5. Implementar las 9 Ss en toda la organización.

6. Implementar la Administración efectiva del tiempo en la dirección de la organización.

7. Hacer un levantamiento de cuellos de botella en toda la organización e implementarlo en la medida que avanzan las diferentes etapas de la Gerencia por Procesos.

8. Iniciar el proyecto de vida de cada uno de los participantes en el proceso a partir de los lineamientos expuestos en la revista "El Líder Omega".

 

PASO 2:

MAPA ESTRATÉGICO


A. Tener claridad de enfoque a través de un documento guía de la empresa.   

 

B. Elaboración del Mapa Estratégico de la organización definiendo:

     1. Sueño e ideal.

     2. Valores Rectores...

       Se construyen a partir de los valores vectores de:

        (Excelencia, Humildad, Trabajo en equipo, Pasión y Honor).         

     3. Visión.

     4. Misión.

     5. Mega (Metas estratégicas grande y audaz).

     6. Objetivos Estratégicos.

     7. Indicadores de Gestión.

     8. Mapa de procesos.

     9. Equipos de Alto Desempeño o estructura conformada.

 

C. Desarrollar el nivel de Compromiso por parte de cada uno con el futuro.   

 

D. Hacer el lanzamiento del programa a toda la organización "DÍA D" a través de la motivación y la presentación del mapa estratégico definido.

 

LAS TAREAS EN ESTA ETAPA SON:


1. Elaborar el Mapa Estratégico.

2. Realizar jornada de sensibilización y presentación del Mapa Estratégico para toda la organización a través de un acto simbólico de compromiso (DÍA D).

3. Establecer claramente los procesos y los gerentes de los mismos.

4. Elaborar para cada proceso sus indicadores de eficacia y eficiencia y establecer la forma de medirlos.

5. Desarrollar proceso de sugerencias de mejoramiento encaminada a lograr las MEGAS del mapa estratègico a través de los equipos GUNG HO o de Alto Desempeño.     

  

PASO 3:

PLAN TÁCTICO DE CADA CARGO

  

A. Definir Áreas Claves de Responsabilidad (Espíritu de la ardilla) para cada cargo; son la expresión  de los resultados que se esperan del mismo; es la razón de ser y contribución de cada uno al Mapa Estratégico de la organización.

 

B. Definir los objetivos, indicadores de gestión, productos, procesos y cuellos de botella de cada cargo para iniciar el proceso de mejoramiento continuo aplicando el T.Q.C

 

C. Entender claramente el concepto de proceso como un conjunto de operaciones interrelacionadas, definidas, repetitivas y medibles, desarrolladas con el fin de obtener un resultado (producto o servicio) para satisfacer las necesidades de los clientes, el proceso debe ser analizado, mejorado, innovado o re ingeniado. 

 

D. Comprender el concepto de EFECTIVIDAD como la sinergia de EFICACIA (Resultados en términos de Calidad, Costo, Servicio y Garantía) y EFICIENCIA (Mismos parámetros de la eficacia pero al interior de cada proceso).

 

LAS TAREAS EN ESTA ETAPA SON:


1. Elaboración del plan táctico para cada cargo.

2. Levantamiento de los indicadores de gestión para cada cargo.

3. Precisión de los cuellos de botella en cada proceso.

 

PASO 4:

MAPA DE CONTROL


A. Enfocar los procesos de mejoramiento en función del cliente y del plan táctico.  

  

B. Identificar los clientes.

 

C. Precisar requerimientos de eficacia, con unidad de medida y prioridad. 

 

D. Solicitar al cliente calificar el grado de satisfacción. 

 

E. Tomar medidas Interinas aplicando:

    1. Hoja de Registro. 

    2. Tormenta de Ideas.

 

F. Evaluar relación costos beneficios para medidas interinas y preventivas. 

  

G. Mejoramiento de la satisfacción del cliente (EFICACIA). 

 

H. Mejoramiento en el nivel de desempeño del proceso (EFICIENCIA).

 

I. Mejorar el nivel de efectividad del proceso.  Utilizando herramientas de mejoramiento de la calidad tales como: Diagrama de Ishikawa. 5W/2H/1R.

 

J. Graficar para seguimiento indicadores de gestión claves.

 

K. Definir items de control en el proceso, priorizar (Listas de Chequeo).

 

L. Autoevaluar nivel de eficiencia.

 

M. Tomar medidas interinas para mejorar.      

 

N. Validación y/o mejoramiento de normas.

 

O. Mejoramiento del sentido de pertenencia por involucramiento.

 

P. Precisar ítems claves para el control del proceso a través de Listas de chequéo.                

 

Q. Establecer nivel de medida para eficacia y eficiencia.  

 

R. Tomar medidas para mejorar el nivel de satisfacción del cliente. 

 

LAS TAREAS EN ESTA ETAPA SON:


1. Realizar el Mapa de Control de la Organización.

2. Realizar las listas de chequeo de cada procesos.

3. Tomar medidas correctivas, interinas y preventivas.

 

PASO 5:

ANALIZAR EL PROCESO


A. Comprender el proceso. Cada coequipero a partir de su Plan Táctico.  

 

B. Elaborar el macro flujo del proceso.

 

C. Identificar los sub procesos críticos.

 

D. Realizar al sub proceso más crítico el flujograma de taréas.

 

E. Identificar en el subproceso crítico la taréa crítica.

   

F. Mirar relación costo - beneficio para la implementación de medidas.   

 

G. Identificar los sub procesos claves y las tareas cuello de botella.      

         

H. Definirle a la taréa crítica el estandar técnico.

 

I. Involucrar al EAD para el mejoramiento a través del siguiente sistema:

 

   1. Observar directamente còmo realizan la taréa crítica los coequiperos de mejor desempeño o cómo debe ser realizada.         

   2. Mejoramiento de los cuellos de botella.

   3. Involucrar y comprometer a todos en el mejoramiento.

 

J. Clarificar el proceso, escuchar sugerencias, realizar análisis, aplicar herramientas.

 

k. Precisión de los estándares técnicos.

 

LAS TAREAS EN ESTA ETAPA SON:


1. Comprender el proceso.

2. Listado de cuellos de botella en cada proceso.

3. Levantamiento de ideas para el mejoramiento del proceso y la corrección de los mismos.

 


PASO 6:

DISEÑO DEL SISTEMA OPERACIONAL DE LABORES (S.O.L)

 

A. Mejorar y unificar metodologìa para la ejecuciòn de tareas cuello de botella. En el EAD en cada Cargo.   

 

B. Establecer el sistema operacional de labores así:       

 

     1. Nombre de la taréa. 

     2. Responsable. 

     3. Material necesario. 

     4. Pasos a seguir.

     5. Manejo post-labor.

     6. items de control.

     7. Fallas y acciones correctivas.   

     8. Mirar relación costo - beneficio para la implementaciòn de medidas.   

     9. Eliminación de cuellos de botella.

 

C. Realizar las labores eficientemente.               

 

D. Validar con el nivel pertinente.       

 

E. Mejoramiento de la eficiencia del proceso.                               

 

F. Mejoramiento de la eficacia.


LAS TAREAS DE ESTA ETAPA SON:

 

1. Diseño de los sistemas operacionales por labor.

2. Mejoramiento en los indicadores de eficiencia de los procesos.

3. Documentación para los procesos de habilitación, certificación, aseguramiento y premios a la calidad.

 


PASO 7:

VERIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DEL S.O.L

 

A. Garantizar la eficiencia del S.O.L   

 

B. Aplicar el Sistema Operacional de Labores.                 

 

C. Realizar los ajustes pertinentes aplicando herramientas de mejoramiento.   


LAS TAREAS EN ESTA ETAPA SON:

 

1. Eficiencia comprobada del S.O.L

2. Documentación validada.

 


PASO 8:

ENTRENAMIENTO EN EL S.O.L

 

A. Garantizar que los coequiperos adquieran los conocimientos y las habilidades para desempeñar correctamente las tareas.   

 

B. Diseñar en el EAD y en cada cargo el PHVA del entrenamiento aplicando el manual de ruta.

 

C. Precisar oficios claves para pasar periodo de prueba.

 

D. Aplicar 5W/2H/1R para el entrenamiento.

 

E. Iniciar el plan.    


LAS TAREAS EN ESTA ETAPA SON:

 

1. Manual de entrenamiento en oficios.

2. Garantìa de entrenamiento.

3. Pruebas de eficiencia.

4. Asegurar Calidad y Rendimientos de entrenamiento con personal nuevo o de bajo nivel de autonomía.

   

   
PASO 9:

VERIFICAR EFICIENCIA DEL SISTEMA DE ENTRENAMIENTO

 

A. Asegurar la eficiencia del entrenamiento.

 

B. Verificar aprendizaje correcto del oficio por parte del jefe de área.   

 

C. Aseguramiento de la eficiencia del sistema de entrenamiento.

 

LAS TAREAS EN ESTA ETAPA SON:

 

1. Disminuir errores en aplicación.               

2. Realizar los ajustes pertinentes.       

3. Garantizar seguridad y autoestima. 

      

               
PASO 10:

EJECUCIÓN DEL S.O.L

 

A. Implantar el S.O.L cada coequipero.   

 

B. Implementar el S.O.L a través de la aplicación de:        

 

     1. Plán táctico del cargo y el formato para el S.O.L

     2. Mejorar la eficiencia de los procesos a travès de los cuellos de botella.


LAS TAREAS EN ESTA EPAPA SON:

 

1. Ejecutar el Sistema Operacional por labor.

2. Asegurar implementación.

                      

PASO 11:

SISTEMAS OPERACIONALES DE CONTROL Y VERIFICACIÓN

 

A. Asegurar la eficiencia en la inspección.    

 

B. Incluir en plan táctico de los Jefes de área los sitemas de inspección y verificación de Sistemas Operacionales por labor.

 

C. Diseñar sistemas de inspección a través de listas de chequeo por niveles.  


LAS TAREAS EN ESTA ETAPA SON:

 

1. Listas de chequeo para toma de decisiones.

2. Cronograma de seguimiento.

 


PASO 12:

DESARROLLO DE LOS NIVELES DE AUTONOMÍA

 

A. Orientar hacia el autocontrol.  A partir de la conciencia de Jefe Educador y la responsabilidad de asumir el Mapa Estratégico.   

 

B. Definir los niveles de autonomía de cada coequipero.  

 

C. Crear estándar para seguimiento de Coequiperos así: 

 

N 1 DIARIO

N 2 DOS VECES POR SEMANA

N 3 UNA VEZ POR SEMANA

N 4 EN REUNIONES ESPECIFICAS

N 5 REPORTE DE INDICADORES  


LAS TAREAS DE ESTA ETAPA SON:

 

1. Definición de los niveles de autonomía para cada coequipero. 

2. Aumentar el nivel de autonomìa de los coequiperos.               

3. Implementar programa JEFE EDUCADOR.   

4. Aumentar el tiempo discrecional de los Jefes, para mejorar el nivel de planeación.  

 

                   

PASO 13:

ANÁLISIS DE LA CAPACIDAD DEL PROCESO

 

A. Identificar la capacidad del proceso. 

B. Predecir comportamiento del Proceso.     


LAS TAREAS EN ESTA ETAPA SON:

 

1. Tomar datos en hojas de registro.                                

2. Realizar gráficas pertinentes.                                        

3. Analizar con métodos estadìsticos para precisar la capacidad del proceso.   

4. Hechos y datos para el análisis.

5. Estado actual del proceso.

6. Oportunidades de Mejoramiento.

 

 

PASO 14:

APLICAR RUTA DE CALIDAD

 

A. Mejorar el nivel de desempeño del proceso.

 

B. Aplicar Manual de Ruta de Calidad.

 

C. Evaluar costo - beneficio de las medidas preventivas.   

 

D. Mejoramiento de la efectividad del proceso.


LAS TAREAS EN ESTA ETAPA SON:

 

1. Mejorar el control del proceso.

                       
2. Mejorar la satisfacción del cliente.  

                     

 

PASO 15:

CONTROL ESTADÍSTICO DE PROCESOS

 

A. Controlar estadísticamente los procesos (C.E.P) por cada Gerente de Proceso.  

 

B. Después de aplicar la ruta de calidad.   


LAS TAREAS DE ESTA ETAPA SON:

 

1. Gráficas de control con lìmites superiores e inferiores.   

2. Proceso bajo control de especificaciones.

3. Mantener el proceso bajo control.                       



PASO 16:

BENCHMARKING

 

A. Mejorar la competitividad.   

 

B. Realizar referenciación competitiva en:

 

     1. Operaciones Internas.

     2. Competidores directos.

     3. Líderes funcionales.

   4. Procesos Genéricos. Permanentemente, en cualquier fase de la Gerencia de Procesos, pero especialmente al aplicar la Ruta de Calidad.   


LAS TAREAS DE ESTA ETAPA SON:

 

1. Siendo el Benchmarking el proceso continuo de medir productos, servicios y procesos comparándolos con los competidores más fuerte se debe:

     a. Definir que parámetros se van a comparar.

     b. Definir el proceso de comparación (5W/2H/1R).

     c. Asignar presupuesto.   

2. Mejoramiento de los procesos.

3. Obtener y analizar los datos.

4. Determinar las diferencias entre los procesos de la compañía y los comparados.

5. Desarrollar metas y planes de mejoramiento.

6. Actualizar los procesos de comparación.       

 

 

PASO 17:

NORMALIZACIÓN

 

A. Garantizar mantenimiento y mejoramiento del proceso.   

 

B. Documentar Gerencia por Procesos.                              

 

C. Aplicar criterios definidos para Normas ISO.           


LAS TAREAS EN ESTA ETAPA SON:

 

1. Generar los manuales pertinentes para la operación de la compañía.   

2. Asignar presupuesto.   

3. Normalización de la organización.

4. Punto de entrada a la certificación.

 

 

PASO 18:

ASEGURAMIENTO

 

A. Verificar cumplimiento de las normas.   

 

B. Aplicar listas de chequeo en todos los procesos.          

 

C. Aplicar herramientas para el aseguramiento de los procesos.          


LAS TAREAS EN ESTA ETAPA SON:

 

1. Proceso bajo control.  

2. Corregir desviaciones.               

3. Tomar medidas pertinentes para corregir desviaciones y prevenir recurrencia de los problemas.       

4. Garantía de Calidad      

5. Prevenir problemas.                       

6. Satisfacción del cliente.                             

7. Insumo para la certificación de la compañía.