Administración Efectiva del Tiempo

Escrito por Super User. Posted in Escuela de Liderazgo Omega


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ADMINISTRAR EL TIEMPO ES ADMINISTRAR LA VIDA:


EN LA RUEDA DEL TIEMPO
Paulo Coelho



LA INTENCIÓN ES LO MÁS IMPORTANTE:

Para los antiguos hechiceros de México, la intención (intento) es una fuerza que interviene en todos los aspectos del tiempo y del espacio. Para poder utilizar y manipular esta fuerza debían mantener un comportamiento impecable.


La meta final de un guerrero es poder levantar la cabeza por encima del surco en el que está encarrilado y, de esta manera, poder mirar alrededor y modificar lo que desea. Para eso necesita disciplina y atención absolutas.

Nada es fácil:

Nada se regala en este mundo: todo tiene que aprenderse con mucho esfuerzo. Un hombre que va en busca del conocimiento debe comportarse de la misma manera que un soldado que va a la guerra: bien despierto, con miedo, con respeto, y con absoluta confianza. Siguiendo estos requisitos, podrá perder alguna que otra batalla, pero nunca se lamentará de su destino.

EL MIEDO ES NATURAL:

El miedo a la libertad que nos da el conocimiento es absolutamente natural. No obstante, por terrible que sea el aprendizaje, es peor vivir sin sabiduría.

LA IRRITACIÓN ES INNECESARIA:

Irritarse supone darles a los demás el poder de interferir en nuestras vidas. Es indispensable dejar este sentimiento de lado. Lo que los demás hagan no puede de ninguna manera desviarnos de nuestra única alternativa en la vida: el encuentro con el infinito.

El fin es un aliado:

Cuando las cosas empiezan a enturbiarse, un guerrero piensa en su propia muerte, e inmediatamente su espíritu se reencuentra consigo mismo. La muerte está en todas partes. La podemos comparar a las luces de un automóvil que nos siguen por una carretera sinuosa: a veces las perdemos de vista, en ocasiones aparecen demasiado cerca, alguna vez se apagan. Pero este automóvil imaginario nunca se detiene (y un día terminará alcanzándonos).

Sólo la idea de la muerte logra darle al hombre el desapego necesario para seguir adelante, a pesar de todos los obstáculos. Un hombre que sabe que la muerte se le aproxima día tras día, va probándolo todo, pero sin ansiedad.

EL PRESENTE ES ÚNICO:

Un guerrero sabe esperar, porque sabe lo que está aguardando. Y mientras espera, no desea nada, y así, cualquier cosa que llegue, por menor que sea, se recibe como una bendición. El hombre común se preocupa demasiado por querer a los demás, y porque los demás le quieran. Un guerrero sabe lo que desea, y eso representa todo en su vida (y en eso concentra toda su energía). El hombre común gasta el presente actuando como ganador o como perdedor y, dependiendo de los resultados, se transforma en perseguidor o en víctima. El guerrero, por su parte, se preocupa apenas de sus propios actos, que lo conducirán al objetivo que eligió para sí mismo.

LA INTENSIÓN ES TRANSPARENTE:

La intención (intento) no es un pensamiento, ni un objeto, ni un deseo. Es aquello que hace que un hombre triunfe en sus objetivos, y que lo levanta del suelo incluso después de haberse entregado a la derrota. La intención es más fuerte que el hombre.

LA BATALLA ES SIEMPRE LA ÚLTIMA:

El espíritu del guerrero no se queja de nada, porque no nació para ganar o perder. Nació para luchar, y cada batalla es la última que está trabando sobre la faz de la Tierra. Por eso, el guerrero siempre deja su espíritu libre, y cuando se entrega al combate, sabiendo que su intención es transparente, él se ríe y se divierte.

 


AUTODIAGNÓSTICO:



EVALUACIÓN DEL USO DE MIS 168 HORAS SEMANALES   

(LA MAYOR PARTE DEL TIEMPO)    (ALGO DE TIEMPO)    (RARA VEZ)

 

  1. ¿Empleo mi tiempo realmente como yo quiero?               

  2. ¿Me siento atormentado(a), obligado(a) a hacer muchas cosas que no quiero hacer?               

  3. ¿La realización de mi tiempo me provoca un buen sentimiento de auto realización y logro?               

  4. ¿Trabajo más de las horas estimadas?               

  5. ¿Acostumbro llevar trabajo a casa o para hacer los fines de semana?               

  6. ¿Mi trabajo me produce stress; me siento tenso(a)?               

  7. ¿Mi trabajo es agradable?               

  8. ¿Disfruto de mi vida familiar?               

  9. ¿Le dedico a mi familia tanto tiempo como yo quisiera?               

  10. ¿Tengo tiempo para tomarme vacaciones y disfrutar los fines de semana de la forma que yo quisiera?               

  11. ¿Tengo tiempo para realizar mis pasatiempos; leer; hacer deportes; asistir a eventos culturales; etc.?               

  12. ¿Siento que siempre debo estar ocupado(a) haciendo algo productivo?               

  13. ¿Me siento culpable cuando me dedico a momentos de ocio?               

  14. ¿Tengo suficiente tiempo libre?                

  15. ¿Aplico la regla 8 x 3 para administrar efectivamente mi tiempo (8 horas duermo 8 horas trabajo y 8 horas me dedico a desarrollarme integralmente)?               

  16. ¿Tengo salud financiera lo cual me permite administrar mejor mí tiempo?               

  17. ¿Tengo salud laboral porque administro los cuatro pilares del tiempo como son la planeación sistemática – el aumento de mi tiempo discrecional – el empoderamiento y la modificación de hábitos negativos?               

  18. ¿Tengo tiempo para construir y fortalecer amistades?               

  19. ¿Tengo tiempo para que mi pareja y yo nos equilibremos armónicamente en las cinco dimensiones de la excelencia emocional que son el diálogo, la afectividad, la sexualidad, la economía y la espiritualidad?               

  20. ¿Le dedico tiempo a cuidar mi salud física?               

  21. ¿Soy una buena madre o un buen padre?               

  22. ¿Soy un buen hijo o una buena hija?              

  23. ¿Tengo un proyecto de vida que me permita direccionar la administración efectiva del tiempo?               

  24. ¿Cumplo mis obligaciones espirituales?               

  25. ¿Soy feliz?               

  26. ¿Tengo paz interior?                       



PLANEACIÓN SISTEMATICA DEL TIEMPO

 

  1. Relaciono las actividades y efectùo planes semanales, mensuales y anuales precisando cronogramas y fechas de control y seguimiento.

  2. Defino lista de actividades diarias con sus prioridades y tiempo requerido por escrito.

  3. Manejo efectivamente la agenda.

  4. Mantengo presente en la ejecuciòn de actividades los tiempos:

  5. A. PRODUCTIVO..................... (65 - 70%). Plan Táctico del Cargo.

  6. B.  RUTINARIO........................ (20 - 25%). Labores repetitivas de sostenimiento.

  7. C. MANTENIMIENTO............. (  5 - 10%).   Relaciones Humanas, interacción, descanso.

  8. Al planear cada dìa dejo tiempo para interrupciones.

  9. Tengo un listado priorizado de todos mis asuntos pendientes.

  10. Evaluo mi cumplimiento diario, semanal, mensual, anual.

  11. Programo tiempo para pensar y desarrollar proyectos e ideas nuevas.

  12. Establezco reuniones para precisar necesidades y expectativas de mis clientes.

  13. Hago las cosas bien desde la primera vez.



AUMENTO DEL TIEMPO DISCRECIONAL

 

  1. He desarrollado la habilidad para decir "NO" cuando debo hacerlo.

  2. Controlo efectivamente el telèfono y canalizo las llamadas si tengo asistente directo.

  3. Planeo, recibo y hago llamadas a determinadas horas.

  4. Tomo nota de los asuntos tratados por telèfono y direcciono los mismos para dar respuesta oportunamente.

  5. Elaboro y/o reviso correctamente los fonomemos (sistema unificado en la organizaciòn).

  6. Utilizo reuniones para clarificar metas, analizar y solucionar problemas.

  7. Cada reuniòn tiene objetivos claros, se define un orden del dìa y se genera un acta.

  8. Cumplo la hora de inicio y finalizaciòn de las reuniones.

  9. Controlo efectivamente las interrupciones durante las reuniones, direcciono llamadas de celulares y otros a otra persona fuera de la reuniòn.

  10. Preparo bien mis reuniones (agenda, material, infraestructura,etc).

  11. Evaluo periodicamente la metodologìa y efectividad de las reuniones.

  12. Informo a los jefes inmediatos de las reuniones en las que participan sus colaboradores.

  13. Hago una hora diaria de no interrupciones y la dedico a pensamiento y planeaciòn estratègicos.

  14. Mantengo mi escritorio organizado y despejado, no dejo documento alguno encima de el despùes de la hora de salida.

  15. Diseño criterios para el manejo adecuado de documentos.

  16. Me reuno semanalmente con mi secretaria o asistente personal para planear y evaluar las actividades del àrea y revisar progreso en sus indicadores de gestiòn.

  17. Se mantiene el archivo del àrea organizado.

  18. Se maneja eficientemente el correo electrònico y esta es una herramienta que me permite mejorar mi planeaciòn, ejecuciòn y seguimiento de actividades.

  19. Escribo claro, breve y concreto.

  20. Controlo efectivamente los visitantes internos y externos para que las citas sean efectivas.

  21. Respeto el tiempo de otros.

  22. Respeto mi tiempo de no interrupciones para reflexionar, pensar y pasar a la acciòn mis conclusiones.

 

EMPODERAMIENTO

 

  • Realizo reuniones perìodicas en el àrea para analizar situaciones laborales y personales.

  1. Tengo definido que voy a delegar.

  2. Tengo un plan de delegaciòn definido para cada colaborador y lo ajusto segùn los resultados.

  3. Planifico, preparo la delegaciòn y evaluo los recursos necesarios.

  4. Escojo la persona adecuada para asignar las acciones a delegar.

  5. Clarifico los resultados esperados a delegar mediante indicadores de gestiòn.

  6. Realizo seguimiento y controlo las actividades delegadas.

  7. Desarrollo los niveles de autonomìa de mi equipo de trabajo para que estos asuman la delegaciòn proactivamente.

  8. Brindo orientaciòn y ayuda al delegar.



MODIFICACIÓN DE HABITOS NEGATIVOS

 

  1. Identifico hàbitos negativos que me impiden administrar efectivamente el tiempo y realizo planes para modificarlos.

  2. Identifico las actividades que he dejado para hacer despuès teniendo que hacerlas antes.

  3. Preparo un plan para realizar las actividades que tengo pendientes.

  4. Cumplo con las fechas fijadas.

  5. Cumplo mis citas.

  6. Cumplo con las reuniones fijadas eficientemente.

  7. Trabajo por prioridades.

  8. Me esfuerzo para no dejar actividades importantes para ùltima hora.

  9. Tomo acciones para controlar las interrupciones.

  10. Establezco sistemas que me permitan hacer seguimiento a la programaciòn y cumplimiento de actividades.


PROCESO DE MEJORAMIENTO CONTINUO EN LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

 

  1. Leo, reviso y analizo material para mejorar mi administraciòn del tiempo.

  2. Realizo reflexiones de avance sobre mi administraciòn del tiempo para identificar metas de mejoramiento.

  3. Llevo registros de tiempo con cierta periodicidad para verificar su utilizaciòn e identificar àreas de mejoramiento.

  4. Identifico mis desperdiciadores de tiempo (DT) y establezco planes de control.

  5. Aplico en mi vida personal herramientas para administrar el tiempo.

  6. Dejo tiempo para mi vida personal.

  7. Facilito en las reuniones de mi equipo primario la elaboraciòn de planes de mejoramiento para el uso del tiempo.

  8. Refuerzo positivamente los progresos de mis colaboradores en el  uso del tiempo.

  9. Pido y brindo retroalimentaciòn oportuna y planeo mejoras.

  10. Respeto los procesos de mejoramiento en la administración del tiempo de mis colaboradores, colegas y jefes de la organización.